一、现状及存在的问题
传统的“守库房、编档号、翻盒子”的工作方式无法满足信息化时代的需要。现在的电子政务、一张图数据中心、不动产登记平台及外网网站等，产生了诸多具有高利用价值的电子资料，如业务申报资料、审批资料、监管资料和综合文书等。其特点一是国土资源数据具有载体形式多、数据格式多、信息量庞大的特点，给档案管理与应用带来挑战。二是国土档案海量数据的发现与提取难度加大。如何在海量的档案数据中快速而准确地检索到所需要的信息，是国土档案数据管理面临的问题。三是面对大数据的档案资源开发与知识服务的新挑战。如何在海量数据中选择有价值的信息并找出它们之间的关联，如何编研开发非结构化资料数据信息等是二次开发中必须面对的思考的问题。
二、总体建设思路
1、总体工作思路
档案数据的大集中，应用系统大集群，档案服务大平台。
2、解决方案
建设“一个中心、两个集群、三个统一、四位一体”。即一个数据中心；一张图集群、目录服务集群；统一网络资源、统一数据管理、统一图文浏览；应用服务一体化、业务管理一体化、统计分析一体化、用户管理一体化。以图破信息孤岛，促进资源共享，提升服务效能。
3、海量数据的集中管理
海量数据管理管理分类：分五大类，即土地、地质矿产、测绘、综合文书、声像。其管理模式是基于GIS技术的“空间库、目录库、图文库”三库合一管理模式。需要把握住数据来源两个入口：数据汇交入口、利用出口统一。
数据来源分析：综合文书类：以目录库和扫描图文库组成。业务档案数据类：以目录库、扫描图文库和空间数据库三库联合归档模式。
数据利用分析：在线利用、线下利用两种方式。需要保留操作日志，需要开发登记管理模块。
三、设计与实现
围绕档案管理“收、管、用”三大业务环节，建成汇交、归档、保管、分发、统计、监管全程覆盖的档案业务系统。
采用地理空间框架下提供地形、影像和地势三种地图，在平台上实现空间、目录、图文三者关联查询、定位、浏览功能。在目录集群平台对各类档案进行集中展示，采用目录树展示，分类检索土地、地质矿产、测绘、综合文书、声像等五大类档案信息，使非空间属性的档案数据形成目录集群，和基于空间数据集群平台相结合，并能够实现属性定位图形功能，查询结果提供统一的结果清单。两者之间可图属互查，双向定位。
四个一体化实现档案信息资源共享：应用服务一体化：政务档案一体化，以服务为核心，满足政务信息自动归档和档案信息实时在线为政务服务应用。分别实现综合文书档案、土地档案、地质矿产档案和测绘资料档案信息在线查阅，提供快速权威的档案信息服务。档案管理内部的业务应用一体化，统一数据流转、规范工作流程，集成档案业务应用于一个应用平台。业务管理一体化：统一科室流水号、产生一套集各系统业务管理的全局的统一流水号，此流水号既统一了全局的档案业务又保留了科室业务特点。统计分析一体化：实现全局档案业务统计分析一体化。除传统的统计模式外，还需要在地图实现分地区实时统计分析，直观显示统计分析结果。用户管理一体化：建立统一的用户管理、权限统一认证和单点登录。
四、具体功能
功能框架：立档、管档、查档、运维四方面。立档：归档接口管理、预归档管理、历史数据迁入、数字化加工、档案移交等；管档：档案接收、档案编目、库房管理、温湿度管理、鉴定销毁、档案划控、统计分析等；查档：在线查询、在线利用、档案借阅、档案编研、公开发布等；运维：机构人员、权限配置、分类自定义、归档知识规则定义、数据字典、参数设置、日志管理、数据库备份等。
1、通过数字档案系统，加快推进师局档案数字化，与局现有电子政务系统、一张图及综合监管平台进行系统集成，实现档案收集、整理、移交、归档、统计、利用等全流程的档案信息化管理，实现电子政务系统在线归档与电子档案的在线查询借阅，实现师局与分局档案互联互通，提高师局对档案信息的收集、管理、保存、利用等各方面工作效率，加强信息档案安全管理，并实现与其他业务系统集成，实现国土档案“数、图、文”一体化，方便内网及外网用户的档案查询与利用，提升国土档案管理与利用水平，增强国土档案全程监管能力，为国土资源监测监管、宏观分析、辅助决策和社会化服务提供强有力的信息化支撑，提高管理决策的科学化水平。
2、建成的电子档案管理工作平台让档案工作者更容易操作、更容易上手使用，也更容易进行维护，还可以有效的防治机密要件的丢失和泄露。
3、数据著录,利用档案记录系统对档案进行备份和加密，有效及时存储文件并分类整理，规范档案的存取使用程序，加强文档安全。
4、数据检查，实现各类型档案数据检查。
5、查询利用，建立合理有效的文件档案存储系统，将文件分类入库，提高文件搜索功能，使用关键词直接索引，加强保密程度。
6、档案查询借阅登记，直接定位，系统对借阅时间进行监控，未按时归还的，系统自动弹出提示并打印催还单。
7、档案保管移交、打印报表、汇总统计等功能。